Tidak ada suatu pekerjaan yang kita lakukan tidak menimbulkan suatu permasalahan. Tetapi suatu permasalahan datang dengan siklus yang berbeda - beda. ada yang datangnya cepat / mendadak, ada yang datangnya cukup lama, ada yang datangnya sangat lama, tetapi ada juga juga yang tidak pernah datang sama sekali.
Permasalahan yang datang inilah yang terkadang membuat kita frustasi, apatis dan sebagainya karena kita tidak mampu mengatasinya. Sebenarnya tidaklah demikian. Tidak ada masalah yang tidak dapat dipecahkan hal itu tergantung bagaimana cara kita memecahkan permasalah itu sendiri.
Memang kadang - kadang para seniman dinegeri kita terlalu kreatif membuat kata - kata sehingga ada kata - kata : Kalau bisa dipersulit kenapa dipermudah ? Kalau bisa lama kenapa harus cepat ? Yang dari sisi negatifnya berdampak buruk bagi motivasi untuk menyelesaikan masalah. Seolah - olah masalah itu pasti ada dan bila perlu ada.
Banyak cara dan teori dalam kita menyelesaikan permasalahan di tempat kerja kita. Mungkin cara - cara dibawah ini dapat anda coba langkah - langkahnya sehingga penyelesaian masalah yang dilakukan dapat berjalan secara effisien dan effektif.
Pertama : Kenali permasalahan, kita harus pastikan kita tahu apa yang menjadi objek permasalahan. Cari dan kumpulkan semua data yang menyangkut objek masalah.
Kedua : Lakukan tindakan sementara, hal ini harus dilakukan untuk mencegah kerugian yang lebih besar akibat dari masalah yang terjadi. Ingat !!! Bahwa masalah berarti kerugian. Contohnya : Dengan menyetop proses atau membackup dengan tambahan proses.
Ketiga : Lakukan Verifikasi permasalahan, Tujuannya adalah agar kita fokus terhadap dan dapat mendeteksi penyebab masalah. Banyak cara / tools yang dapat digunakan dalam memverifikasi permasalahan. Contoh : 5W1H, Fishbone, Problems Tree Analysis dan sebagainya, masing - masing tools mempunyai kelebihan dan kekurangannya. Akan tetapi Kesemua tools ini mempunyai tujuan yang sama yaitu berfungsi untuk menggiring kita agar fokus dan dapat mendeteksi penyebab masalah sampai ke akar masalah. Jika ini tidak dilakukan maka dipastikan penyelesaian masalah akan distorsi, lama bahkan tidak terselesaikan. Sebaiknya dalam verifikasi ini digambarkan secara lengkap bagaimana proses dijalankan. Sehingga verifikasi dalam dilakukan secara akurat dan menyeluruh. Ingat !!! Bahwa penyebab masalah dapat terjadi dimana saja, bahkan tidak jarang terjadi diluar dari prediksi / dugaan kita.
Keempat : Lakukan Tindakan Perbaikan, Setelah kita tahu akar permasalahan lakukan tindakan perbaikan dan preventif. Bahkan jika diperlukan ditambahkan dengan tindakan prediktif. Tujuan tindakan ini adalah agar permasalahan dapat diatasi untuk saat sekarang dan masa yang akan datang. Perlu diperhatikan dalam menyusun / membuat tindakan perbaikan dan prefentif ini adalah dengan membuat langkah perencanaan yang matang dan terkoordinasi dengan bagian terkait. Tidak jarang tindakan ini akan melibatkan lintas bagian dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu perlunya suatu rencana yang SMART agar dapat terlaksana.
SMART berarti : Spesifik artinya kita tahu apa yang akan kita kerjakan, Measureble artinya rencana yang akan dilakukan ada tolok ukurnya, Aggreable artinya disetujui oleh semua pihak yang terkait, Realible artinya rencana yang akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang ada, Timetable artinya rencana yang akan dilakukan ditentukan waktunya ( Kapan mulai dan kapan selesai ). Tentunya tidak lupa semua rencana yang telah disusun ditentukan pula siapa penanggung jawab dari tiap - tiap rencana kegiatan, dan orang yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan rencana yaitu : The Leader yaitu Anda.
Kelima : Lakukan follow-up terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan, hal ini bertujuan agar rencana perbaikan dan pencegahan dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Biasanya hal inilah yang menjadi titik lemah banyak kalangan sehingga tindakan perbaikan dan pencegahan tidak dapat berjalan dengan baik, tentunya hal ini pulalah yang menyebabkan tidak terselesaikannya suatu masalah, yang berujung pada akhirnya adalah kerugian yang berlanjut.
Keenam : Lakukan peninjauan ulang terhadap hasil dari tindakan dan pencegahan, hal ini bertujuan untuk melihat sampai sejauhmana effek dari tindakan dan pencegahan yang telah kita lakukan. Evaluasi merupakan hal yang sangat penting dalam mengambil keputusan apakah tindakan dan perbaikan yang telah kita ambil sudah sesuai dengan yang diharapkan yaitu : Effisien, Effektif dan Aman.
Jika dalam verifikasi permasalah kita menggunakan cara / tools seperti diatas maka kita akan mendapatkan berbagai macam kemungkinan penyebab masalah, oleh karena itu evaluasi / review sangatlah dibutuhkan untuk membuat suatu keputusan apakah kita akan melangkah kepada penyebab yang lain atau cukup sampai pada penyebab utama. Sekali lagi ! Review / peninjauan ulang ini harus anda lakukan !
Catatan penting lainnya dalam penyelesaian masalah adalah : 1. Kekompakan team kerja harus dipelihara dengan baik, 2. Setiap anggota dalam team harus proaktif dalam memberikan masukan / saran, 3. Setiap kemungkinan penyebab masalah harus diakui, 4. Skala prioritas dalam tindakan perbaikan dan pencegahan harus ditetapkan bersama. Kesemuanya ini dapat berjalan sangat tergantung dari kepiawaian seorang Leader. Disinilah Leadership seorang Leader diuji, apakah dia mampu membawa team yang dipimpinnya berhasil atau tidak memecahkan permasalahan yang ada.
Sekali lagi ! Kesuksesan team ada ditangan Anda ! yaitu : The Leader, Good luck !
Tidak ada komentar:
Posting Komentar